2019年10月10日
【一般事務と営業事務の違いは？自分はどちらに向いている？】
求人広告を見ていると様々な事務がでてきますよね。
今回は事務職の中でも未経験者歓迎の求人の多い人気の職業
・一般事務
・営業事務
の違いや仕事内容、向き不向きについて見ていきたいと思います！
『一般事務と営業事務の違いを教えてほしい！』
『自分にはどちらの事務職が向いているのかわからない！』
このような疑問を持っている方や現在事務職に就職・転職をお考えの方は是非ご覧ください！
それでは見ていきたいと思います！
目次
【一般事務と営業事務の違い】
まず一般事務と営業事務の違いについて見ていきたいと思います。
営業事務と一般事務の仕事内容の決定的な違いは、営業事務のメインの仕事は会社の営業担当者のサポートであるのに対して、一般事務の仕事は、サポートする部門を限定しておらず必要に応じて幅広い業務をおこなう事務員になります。
営業事務の仕事は営業マンの仕事と深くかかわっているため連携する必要があり、営業担当者から指示された契約書や納品書の資料作成や商品の在庫管理など社内の営業部門の一員です。
また営業マンの代わりに顧客からの問い合わせに対応する機会もあるので一般事務より、社外の人と直接やりとりをする機会も多めです。
一般事務は、社内の資料作成やファイリングや電話応対、場合によっては庶務や経理など幅広い業務を担当します。
一般事務が担当する業務の範囲については、会社によっても異なりますので具体的にこれといった定義はありません。
一般事務の仕事内容
一般事務とは「事務職」と呼ばれる仕事の中でもっとも基本的な役割を担う役職です。
「OA事務」と呼ばれることもありますが、一般事務と意味は同じと考えて大丈夫です。
仕事内容は資料や契約書などの書類作成のほか、来客の対応やメール・電話対応、データ入力など多岐にわたります。
こうしたデスクワークが中心となるため、特別なスキルや資格は必要でない場合が多く、未経験者も応募することのできる募集が多いです。
定時に退社しやすいなどのメリットもあるため、人気のある職種です。
代表的な仕事内容はこちら！
・資料類の作成、管理
会議の会議書類や請求書などのあらゆる書類を作成・管理する業務です。
エクセル等を使用することもありますが一から自分で作成するのではなく、会社の既存のテンプレートに情報を入力していく場合が多い。
・データ入力
営業成績やマーケティング状況、顧客情報などのデータを日々パソコンに入力する業務。
これも会社のテンプレートに入力するだけですが、正確性が求められます。
・電話やメール対応
会社にかかってきた電話を担当部署に繋いだり、会社宛のメールを担当者へつなぐ業務。
コールセンターなどのない会社の代表電話は基本的に一般事務の席につながる場合が多いです。
・来客対応
会社にクライアント等の来客があった際に対応する業務。
株主総会の受付や会議場のセッティング、会議場所までの案内なども一般事務が請け負う会社もあります。
・備品管理
会社内で使われる消耗品の管理・調達、コピー機やパソコンなどの管理・修理依頼を行う業務です。
大きな会社ですと総務事務が行う場合もありますが、中小企業だと一般事務の業務になることが多いです。
一般事務の一日
続いて一般事務の１日の流れです。
実際に働く前に１日の流れやイメージを掴んでおくと働いてからの理想と現実の相違が少なくなると思いますので簡単にご説明させて頂きますね。
8:45 出社
9時始業ですが、少し早めに到着してメールチェックをしたり、１日の仕事の流れを確認しておきます。
私の働いている企業では朝礼を実施していますので朝礼に参加して、上司からの伝達や重要な内容をメモにとったりします。
9:00 勤務開始時間
始業すると、会社やお客様などからたくさんの電話があります。電話対応も私の仕事です。様々な電話を担当の部署や人に取り次ぎ、その合間に社内の資料や伝票を作成・整理したり、来客があれば取り次ぎの対応をします。
12:00 お昼休憩
同僚と楽しくランチタイムです。
私の会社の一般事務は女性社員がとても多いのでお弁当を持ち寄ったり近くのカフェに食べに出たりと1時間ゆっくりと休息をとります。
13:00 休憩終了
午後は会議が入ることが多いので、私は打ち合わせの準備などをします。
主な準備は、会議室の確保や席の配置、資料配布、お茶出しなどです。
その後、会社に届いた郵便物を確認し、各部署に配布。
ほかの部署から取引先へFAXをお願いされたりするのでそれらに対応します。
18:00 退社
今日1日にこなした業務を日報にまとめて上司に報告します。
とても急ぎの資料作成などがある場合は、稀に残業が発生することもありますが、基本的には一般事務は何かの納期があるわけでもないので定時に帰ることができます。
まとめると、一般事務はなんでも屋さんに近いお仕事ですね。
一般事務職は未経験でも採用している場合が大変多いです。パソコンも基本的な知識だけで良いので事務職未経験の人も目指しやすいお仕事になっています。
大企業ですとルーティンワークが多いですが、中小企業ですと様々なお仕事をさせてくれますのでスキルアップにも繋がりますよ。
専門的な知識や高度な技術はほとんど必要ないので是非チャレンジしてみてくださいね。
営業事務の仕事内容
続いて営業事務の主なお仕事についてです。
営業事務の仕事とは、上で少し触れましたが主に社内の営業担当者のアシスタント業務です。
お仕事の内容は、営業が取ってきた契約の書類の作成、商品の受発注や伝票・請求書の発行、お客様からの電話対応などがメインの業務です。
また企業によって異なりますが、顧客へのプレゼン資料の作成をパワーポイントなどを用いて行うこともあります。海外にクライアントがいる場合は、書類作成や電話対応に英語を使う必要も出てきます。
営業事務に求められることは、協調性やコミュニケーション能力と書類作成の正確さです。
なぜ協調性が必要かと言うと、営業事務は一般事務とは違い営業マンと連携して目標を達成する必要がありますので、営業マンの望むことをすぐに理解し、サポートする必要があります。そのため協調性やキャッチアップ能力が高いと評価されるのです。
営業事務の業務内容の中には電話対応やメール対応なども含まれ、社内外から様々な連絡が来ます。
顧客からの問合せや質問に営業マンに代わって対応することはもちろん、社内でもほかの部署とのやりとりが発生します。
コミュニケーション能力は必要不可欠のスキルとなるでしょう。
営業事務の一日
続いて営業事務の１日の流れです。
実際に働く前に１日の流れやイメージを掴んでおくと働いてからの理想と現実の相違が少なくなると思いますので簡単にご説明させて頂きますね。
AM9時 出勤
今日の各営業マンのスケジュールがどうなっているかをしっかり確認して、自分がどう動くか考える。
AM10時 メールチェック
営業マン宛に来ているメールや電話の返信、折り返しをする。
AM11時 見積書の作成、提出。
営業マンから依頼された自社製品の見積書や契約書を作成し、営業マンに提出する。
12時 お昼
お昼時間は殆ど社食で済ませています。
移動時間がないので1時間丸々ゆっくり休憩することができます。
PM13時 顧客からの問合せに対応
顧客のクレーム対応をしたり顧客が来社した際はお茶出しをしたり、お待ちいただく場所を確保します。
PM16時 営業から宅急便出荷の依頼。出荷手配
郵便物や配送物の梱包や宛名書きをします。
宅急便屋さんに集荷に来てもらう手配もします。
PM17時 日報を作成して就業
定時に上がれることが殆どです。
１月〜３月が繁忙期なので繁忙期は多少残業します。
【一般事務に向いている人と特徴】
一般事務に向いている人
・ルーティンワークが辛くない人
・基本的なPCスキルのある人
・座り仕事が区ではない人
・物事にコツコツと取り組める人
事務職はまず細かい作業を多数取り仕切る仕事なので、小さいことをコツコツやれる人が特に向いていること、続いて企業を陰で支える仕事なので、他者とうまくコミュニケーションをとり、柔軟にサポートを行える人も向いていることがわかりますよね。
ルーティンのデスクワーク中心でこなすことを求められる職場もあります。
どのような場合でも、与えられた仕事はしっかりと遂行しなくてはなりません。
一般事務が扱う書類やデータはどれも組織にとって重要なものであるため、責任をもって仕事に向き合う姿勢が不可欠です。
たとえ同じような作業を繰り返し行う場合でも、集中力をしっかりと保ってコツコツと物事を進めていける人は、一般事務に向いているといえるでしょう。
【営業事務に向いている人と特徴】
営業事務に向いている人
・コミュニケーションスキルの高い人
・皆で目標をたてて頑張れる人
・協調性のある人
・納期や約束を守れる人
・打たれ強い人
営業事務は、営業担当や営業部署の人たちが成果を上げるためのサポートが主な仕事。
自分が表舞台に立って目立つのではなく、人を陰で支えることにやりがいを感じる人にとっては天職といえます。
サポートなくして営業マンも結果を出すことができません。頼られたい人にオススメです。
報告・連絡・相談のやり取りはもちろん、会議や打ち合わせなど、密にコミュニケーションを図り、
意思疎通を行うことが求められます。みんなで意見を出し合って、仕事をより良い方向に導くことが好きな人は営業事務に向いています。
一方で事務処理能力は高くとも、コミュニケーションが苦手な人は営業事務には向いていないかもしれません。
まとめ
今回は営業事務と一般事務の違いや向き不向きについてのまとめでした！
同じ事務職でも業務内容にかなりの違いがありましたね！
まとめてみると協調性があり人と連携して何かを達成することにやりがいを感じる人は『営業事務』！
正確性を持ってコツコツと仕事に取り組める人は『一般事務』が向いているという事ですね！
それぞれのお仕事の適正をしっかり把握してご自身にあったお仕事を見つけてみてくださいね。
ここまでご覧いただき、ありがとうございました！
