事務の仕事でミスばかりしてしまいます。【ミスを少なくする5つの方法】

人間ですのでミスすることは誰でもありますよね。
大概の場合は上司は部下のミスも想定内ですので、仕方ないと思ってくれるでしょう。

しかし、ミスが連続してくると上司からの目も厳しくなり、居場所もだんだんなくなってきます。
営業職の人などは、売り上げで社内に貢献できますので多少のミスがあっても結果を出せば仕方ないと思ってもらえます。

しかし、事務職は違います。ミスのない事務作業こそが結果なので、ミスが許されない仕事なんです！
万人にミスをしないための共通の改善策はありませんが、今回は事務職で働いていた私がミスをなくす為に実践した中で特に効果的だった5つの方法をご紹介したいと思います！

仕事のミスの発生率を下げて今年こそは上司に見直してもらいましょう^_^
それではみていきたいと思います！

【ミスを無くす方法①】スケジュールを作って時間に余裕を

念入りに準備する

プロのスポーツ選手であってもケガを防止するために準備運動を怠るのとはありません。大切な試合前こそ念入りに準備運動をします。
それと同じで、スケジュールを立てていない行き当たりばったりの仕事はとても効率が悪いのです。タイムスケジュールを組んでいないので時間も落ちがちになり後半の業務はミスも多くなります。

業務開始時に今日やる仕事がしっかり頭に入っていれば、すぐに仕事をスタートできるのでスムーズに業務を進めることができるという効果もあります。

時間が足りずに慌ててミスをしてしまう方は、翌日のスケジュールを前日の就業前に作成して確認しておくと効果的ですよ。

仕事が立て込みすぎているのではないか確認

念入りに準備しているのにミスしてしまう人は、もしかして仕事を受けすぎてミスを連発しているのではないでしょうか？
事務職は様々な部署から仕事を振られるので、なんでもかんでも引き受けているとパンクしてしまう時もあります。

あの仕事もやらなきゃ、この仕事もやらなきゃ、と頭の隅でも考え続けていると集中力が散漫になりミスに繋がります。ミスを出すくらいなら仕事を断ったり、納期を延ばしてもらう相談も必要です。上司に立て込んでいることを理解して貰うことも大切ですね。

【ミスを無くす方法②】確認作業等を作業項目に付け加える

チェックリストを作り確認作業を設ける

私が事務職で働いていたころは、イベントの企画や開催の業務を任されていました。
それはそれは確認事項がたくさんありミスだらけでしたね（汗

会場の予約からはじまり、イベント講演依頼や会社重役がなるべく来れる日を日程調整したり、企画書の作成、チラシの作成、食事の手配など

書ききれませんが100項目ほどはあったと思います。

そんな時に重宝したのがチェックリストを作成し定期的にチェックリストを確認する時間を設けるという作業です。

どんな手順で準備したら良いかを常に把握していないとパニックになってしまいますが、チェックリストはチェック式なので確認作業もしやすいし、焦らず余裕を持って仕事をすることができました。

ミスしやすい苦手な仕事をする際には是非、チェックリストを作成して定期的にチェックする作業を行って見てくださいね。

指差し確認をする

指さし確認で80％のミスが減ると言われています。
指差し確認とは電車の車掌さんが安全確認を行なっているアレですね。

車掌さんのように大声を出さなくても、指で指して目でしっかり確認すれば仕事の確認の精度が大幅に上がること間違いありません。
これには検証実験も行われていて結果も出ているそうです。
うっかりミスが多い方は是非実践してみてくださいね！

【ミスを無くす方法③】体調をしっかり整える

人間は不調な時にミスが起きやすい傾向にあります。
体調を万全にすることも仕事の一つです。

よく寝る

寝不足は一番仕事に影響します。なぜ影響するのかというと理由は簡単です。
日中に眠気を発生させるからです。その結果集中力が大幅にダウンして、結果ミスが起こります。
受験生でもよく睡眠をとる方が効率的に勉強が頭に入って行くことは立証されていますので、不眠は仕事においても勉強においても悪い影響を及ぼすといって良いでしょう。

体調不良を減らすために

発熱や腹痛などがあると集中力を削ぐ原因となります、
座り仕事のオフィスワークなので一年中運動不足で冷房の効いた部屋にいることが多く慣れるまでは体調不良に悩まされることも多いでしょう。

運動不足からくる体調不良も多いので目の前の作業だけではなく、ジムやランニングなど運動し健康になって行くことを目指しましょう。

空腹と満腹を操る

適度な空腹は集中力向上に貢献する効果があります。
しかし極端に空腹な状態は集中力を妨げる原因以外の何物でもありません。

忙しくてランチが取れずお腹が減って力が出なく集中力もない、、。

なんてことにならないように、最低限の自己管理は必要です。ところが、満腹になりすぎると睡魔が襲ってきます。食べると睡魔が襲ってくるからあまり仕事中にはたべないようにしている！という人もいるのではないでしょうか？

そんな方は汁物や野菜を先に摂取すると良いですよ！
汁物や野菜に含まれる食物繊維が血糖値の上昇を穏やかにしてくれます。お肉を食べて急激な血糖値上昇は眠気に繋がりますが、緩やかな血糖上昇は眠気対策にもってこいです。お肉であってもゆっくり食べると効果的です。

休憩なしで作業するのをやめる

人の集中力の限界は40分と言われています。
人によって多少の差はありますが40分すぎると大抵の人は作業効率が落ちてくるデータがあります。作業効率が落ちるとミスが頻発してきます。

営業ですと外回りのため一服したりコーヒーを飲んでリフレッシュして再スタートしやすいですが、事務職はオフィスでの作業のため40分に一回コーヒーをのんだり、あからさまに休憩はし辛いですよね。
そんなあなたにおススメなのが、座りながら瞼のマッサージをしたり、座ったままできる簡単なストレッチをすることです。

目立つことなくできる2～3分のマッサージやストレッチが多いので気軽にできますよ！集中力が切れてきたなぁーと思った時には、無理してダラダラと仕事を続けずに思い切って2～3分の休息をとりましょう。作業効率が上がり、きっとミスが減るはずですよ！

【ミスを無くす方法④】常に整理整頓を心がける

社内で仕事ができる人の机を見てみるとどうでしょうか？

とても綺麗じゃないですか？そうなんです。ミスのない仕事ができる人は整理整頓もきちんと出来るの人なのです！

整理整頓は物理的なことだけではなく、対人関係や業務内容の整理整頓に繋がります、つまり企業に偉大な効果をもたらすものなのです。

作業場がゴチャゴチャしていると集中することができず仕事上のミスも多くなります。

『一般的なビジネスパーソンは、書類探しに年間で150時間も失っている』
という言葉があるくらい整理整頓は大切なんです！
日頃から身の回りを整理整頓してミスのない人になっていきたいですね。

【ミスを無くす方法⑤】メモ魔になる

トーマス・エジソンの言葉に「メモこそ命の恩人だ」という言葉があります。
アイデアを生命線にしていたエジソンにとって、思いついたことや失敗など様々なことをメモに残しておくことはとても重要だったのでしょう。

このエジソンの言葉からも読み取れるように、メモを取るメリットは記録する事ですが、単なる備忘録ではありません。

脳生理学の研究データを見ると人間の脳は記憶装置だはなく想起装置というデータがありました。

つまり、人間の脳は記憶より思い出す方が得意ということです。メモを取ることによって情報整理プロセスのひとつになり、後で読み返した時に様々な気づきを発見することもできます。
もしあなたがミスをしやすいのであれば、人一倍メモを取った方が良いでしょう。

【ミスをなくす方法＋α】ミスをなくすためのノウハウが書いてある本を読む

『すごいメモ』　著/小西利行

いろいろな忘備録のメモの取り方や方法などが載っているので、自分に合ったものを選んで仕事の整理に使うことができる本です。

『仕事がサクサクはかどる コクヨのシンプル整理術』　著/コクヨ株式会社

実際にコクヨで働いている社員の整理術を公開。いろんなバージョンがあります。

『仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則・完全版』　著/マーク・フォースター

時間管理の定番名著です。
慌てて時間に追われてミスしてしまう人には是非読んでいただきたい一冊です。

『仕事が速いのにミスしない人は、何をしているのか？』　著/飯野兼次

仕事を速く終わらせるには、ミスをしないことが一番重要であるという理論にのっとって著者が日々実践しているミス防止法を紹介している本です。

まとめ

今回は事務の仕事でミスを少なくする5つの方法についてご紹介させて頂きました！

ミスを起こすことは学びにもなりますので、上司には叱られますが、あながち悪いことばかりではありません。

しかし事務職は正確にやってこそ当たり前とある程度思われてしまっている風潮がありますので、なるべくミスはさけていきたいですよね！

今回挙げた5つの方法＋αを是非ご参考にしてみてくださいね！
ここまでご覧頂きありがとうございました！